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财务管理制度

来源: | 作者:浙江潘栋民公益基金会 | 发布时间: 2021-06-15 | 35 次浏览 | 分享到:

第一章:总则

第二章:财务部组织结构及职能

第三章:财务人员工作岗位职责

第四章:资金管理制度

第五章:会计核算制度与会计报告

第六章:财务预算

第七章:固定资产管理制度

第八章:财务报销、付款及审批制度

第九章:票据使用管理制度

第十章:财务审计制度

第十一章:投资理财制度

第十二章:关联交易规定

第十三章:会计档案的管理

第一章:总则

第一条    为规范浙江潘栋民公益基金会(以下简称“基金会”)的财务行为,加强财务管理,特制定本制度。

第二条    本制度依据《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》和有关法规,并结合本基金会实际情况制定。

第二章:财务部的组织结构及职能

第三条    组织结构:财务部设财务主管(兼会计)一名,出纳一名。

第四条    部门职能:

(一)认真贯彻执行国家相关的会计制度及税收管理法规,执行统一的财务制度;

(二)建立健全各项财务管理规章制度,检查监督财务纪律;

(三)合理分工,明确职责,保证会计核算资料的连续、完整和系统性;

(四)规范会计工作,正确填制会计凭证、编制会计报表并及时报送相关数据资料;

(五)组织预算编制并监督预算执行情况,出具预算执行情况报告;

(六)积极为业务管理服务,通过财务监督发现问题,提出改进意见;

(七)协调与有关机构如民政、财政、银行、会计师事务所等的关系,及时掌握相关法律法规的变化,有效规范财务工作,及时提供有关财务资料。

第三章:财务人员工作岗位职责

第五条 根据《章程》规定,财务主管负责基金会日常财务运行管理,岗位职责是:

() 负责基金会财务工作的全面管理;

() 组织落实年度预算的分解、编制、汇总,并检查、控制分析预算执行结果;

() 根据财务数据和实际情况,审核财务报表、编制财务分析;

() 负责基金会资金的调配、监督和管理控制;

() 负责协调基金会的内外部审计工作;

() 配合项目资助的财务监控与审查工作;

() 负责基金会财务管理制度及其他财务相关制度的编写及修改。

第六条    会计的主要工作职责

() 配合建立健全基金会财务管理的各种规章制度;

() 配合沟通、协调项目的财务工作;

() 配合完成基金会年度财务报告的编制工作;

() 配合完成年度预算的统筹汇总工作,并定期提供预算执行情况分析报告;

() 根据需要,对已经完成的项目进行专项财务报告的编制工作;

() 负责审计(外审、内审、项目审计)的工作;按照审计方要求,提供会计报表、会计报表附注、财务情况说明书等;

() 负责各项支出的审核工作和账务处理工作,编制月度报表;

() 按月编制银行存款余额调节表;

() 与政府(财务)、税务等相关工作;

() 财务报表定期报送全体理事、监事;

(十一)     审核向捐赠方开具的《捐赠收据》;

(十二)     严格按照财务制度对基金会各项费用及代收代付款项进行初审;

(十三)     财务资料及档案的装订、整理和保管工作;

(十四)     负责与基金会关于财务方面的日常联络工作。

第七条    出纳的主要工作职责:

() 开立银行账户,支票购买与开具,提取备用金、汇款、转账等工作(收到审批通过的付款单据后,七个工作日内完成付款);

() 按月领取银行对账单;

() 银行存款日记账的登记;

() 现金管理,每日登记现金日记账,做到库存现金日清月结,月末编制现金盘点表;

() 完整保存各种财务单据,做好与会计当月单据的交接工作;

() 各种款项的结汇工作;

() 负责基金会财务章的保管;

() 《捐赠收据》的保管及开具工作,出纳应在实际收到捐赠后据实开具捐赠票据。

 

第四章:资金管理制度

基金会的资金管理应遵循专款专用的原则,尊重资助方和捐赠人的意愿;资金管理严格按照计划、量入为出,保证财务现金流可持续运转;且资金管理要保证资金的安全及资金使用情况的可复核性。

第八条 现金、支票管理

() 现金使用范围:主要为日常办公及差旅支出,以及其他不能用支票或网上银行支出的费用等;

() 现金的提取:除特殊情况外,一次提取现金不得超过5000元;

() 现金收付纪律:

- 不准坐支现金,不准私用公款,不准借用账户套用现金;

- 不准保存账外款项,不准收付规定业务以外的现金;

- 原则上基金会不存放现金,须及时送存银行;

- 严格审查现金付款凭证及原始凭证是否符合报销规定,报销程序和审批手续是否正确、齐全,若发现凭证有伪造、涂改时,拒绝办理收付款手续,并及时报财务主管予以追究;

- 及时清理,正确记录现金收付业务。及时盘点现金库存,并与现金日记账目核对,做到日清月结、账款相符;

() 开具的支票须写明经批准同意的收款人全称,收取的发票金额须与付款金额相符;

() 开出支票要正确登记,填写日期、用途、金额等,及时清理支票存根;

() 银行收付款业务发生时,出纳人员应及时登记银行日记账,按月对账;

() 银行支票如发生丢失,有关责任人应及时向财务部及开户银行报告。如系空白支票所造成的损失,丢失人员负有赔偿责任。

第九条 银行账户管理

基金会根据相关规定设立银行基本户,并可根据业务需要开立一般账户,所有捐赠收入及支出均需通过基金会银行帐户进行。

第十条 财务印章管理

() 开立银行账户时,在开户银行预留的财务专用章由财务主管保管,法定代表人印章委托出纳保管;严禁财务主管、出纳之间相互委托保管印章。

() 严禁将印章带出办公室,如不得不带出时,需经财务主管批准;印章如发生丢失、损毁或被盗情况,应迅速向秘书长汇报。

第五章:会计核算制度与会计报告

第十一条 基金会执行《民办非营利组织会计制度》,并根据会计法规定严格执行《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》,采用用友财务软件进行电算化核算管理。

第十二条 基金会的会计年度为每年 1 1 日起至 12 31 日止。

第十三条 基金会采用权责发生制和借贷记账法记账。

第十四条 会计核算应当以本基金会的交易或者事项为对象,记录和反映基金会本身的各项业务活动。

第十五条 会计核算应当以本基金会的持续经营为前提。

第十六条 会计核算应当划分会计期间,分期结算帐目和编制财务会计报告。

第十七条 基金会采用人民币为记账本位币。人民币同其他货币折算,按业务发生之日的汇率进行计算。

第十八条 基金会统一使用中华人民共和国财政部发布的民间非营利组织会计科目和会计报表。

第十九条 基金会会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整,符合会计制度的规定。

第二十条 用以支付各种款项的原始凭证必须为原件,复印件不得作为原始凭证。

第二十一条 基金会工作人员工资福利和行政办公支出应当符合《基金会管理条例》的要求。其中,工作人员工资福利包括:

1.全体工作人员的工资、福利费、住房公积金、社会保险(障)费(含离退休人员);

2.担任专职工作理事(执行人员)的津贴、补助和理事会运行费用。

其中,行政办公支出包括:

组织日常运作的办公费、水电费、邮电费、物业管理费、会议费、广告费、市内交通费、差旅费、折旧费、修理费、租赁费、无形资产摊销费、资产盘亏损失、资产减值损失、因预计负债所产生的损失、审计费以及聘请中介机构费等。

第二十二条 基金会用于公益事业的支出包括直接用于受助人的款物和为开展公益项目发生的直接运行费用,项目直接运行费用不超过公益项目总支出的10%

项目直接运行费用包括:

1.支付给项目执行人员的报酬,包括:工资福利、劳务费、专家费等;

2.为立项、执行、监督和评估公益项目发生的费用,包括:差旅费、交通费、通讯费、会议费、购买服务费等;

3.为宣传、推广公益项目发生的费用,包括:广告费、购买服务费等;

4.因项目需要租赁房屋、购买和维护固定资产的费用,包括:所发生的租赁费、折旧费、修理费、办公费、水电费、邮电费、物业管理费等;

5.为开展项目需要支付的其他费用。

第二十三条 财务部应根据账簿记录按时编制会计报告。会计报告包括会计报表、管理报表和专项财务报告(根据情况需要,对已完成的较大项目进行的财务专项分析报告)。

会计报表:

(一)基金会资产负债表;

(二)基金会业务活动表;

(三)基金会现金流量表;

(四)基金会科目余额表。

第二十四条 年度会计报告须有编制人、审核人签名或盖章。

第六章:财务预算

第二十五条 财务预算的编制原则:统筹兼顾,权责对等,量入为出,突出业务重点。

第二十六条 预算编制的流程:

() 根据基金会的远期目标确定当年的工作规划;

() 召开基金会秘书处预算讨论会,确定年度工作任务;

() 根据工作任务进行预算编制工作,汇总并报秘书长;

() 秘书长对预算进行审核并提出改进意见;

() 根据秘书长办公会意见进行预算修改,并报理事会;

() 理事会投票表决批准后,予以执行。

第二十七条 须按照理事会批准的预算及控制原则执行预算。预算一经确定,原则上不予调整。

第二十八条 秘书处在执行预算过程中,如需在预算总额内调整预算,且符合理事会审批的预算控制原则,须事前由提出书面申请,申请获批后,方可调整预算。

第二十九条 如预算调整金额超过基金会年度预算总额,或预算调整与理事会预算控制原则不符,须事前上报理事会审批,审批通过后,方可调整预算。

第七章:固定资产管理制度

第三十条 列为固定资产的标准是指使用期限超过一年,且单位价值 5000 元以上,并在使用过程中保持原有物质形态的资产,包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工具器具等。

第三十一条 对于预算内固定资产的采购,由使用部门上报申请,综合部汇总,并按相关财务权限审批后方可采购。

第三十二条    固定资产购回后,须由综合部办理入库手续,然后由使用部门领出,指定专人负责保管,填写固定资产领用单。

第三十三条    财务人员需对固定资产建立台账,制定折旧政策。

() 计提折旧方法:基金会采用平均年限法计提折旧。

() 计提折旧的基数:固定资产初始计量的基本原则是采用实际成本原则,即固定资产按取得时的实际成本入账,固定资产的实际成本包括买价、包装费、运输费、交纳的有关税金等相关费用,以及为使固定资产达到预定可使用状态前所必要的支出。

() 固定资产的净残值:基金会现有固定资产不计残值;

() 计提折旧年限:一般物品的折旧年限为 5 年;汽车的折旧年限为 10 年。折旧额应按月计提。当月增加的固定资产,当月不计提折旧,从下月起计提折旧,当月减少的固定资产,当月照提折旧,从下月起不提折旧。

() 提足折旧但仍然继续使用的固定资产和提前报废的固定资产均不再提取折旧。

第三十四条    财务部须配合行政组定期或不定期地对基金会的固定资产进行实地盘点,每年至少盘点一次,做到账实相符。每次盘点结束,由行政部提交统计清单并对盘盈、盘亏的固定资产查明原因,报秘书长和财务主管批准后 ,财务部进行相应处理。

第三十五条    固定资产使用部门发生变化,综合部应重新办理固定资产领用手续,并告知财务部。

第八章:财务报销、付款及审批制度

第三十六条 基金会的各项支出本着勤俭节约原则,实行按照预算额度及报销标准审批报销及支付制度。

第三十七条 基金会执行先取得票据后付款的财务原则。

第三十八条 预借现金、支票及网银汇款程序:

() 基金会财务应严格管控借款,如确因业务需要办理借款,借款人填写《借款申请单》,写明借款部门、借款人、借款日期、借款理由、借款金额、支付方式、借款人银行信息等内容,并附经济合同或相关证明,按照审批权限审批;

() 借款人持经审批签字完毕的《借款申请单》到出纳处领取现金,或由出纳办理网银汇款手续(收到审批通过的付款单据后,五个工作日内完成付款)。

() 借款人须在借款后十五个工作日内完成报销手续(差旅借款为出差结束后十个工作日完成报销手续)。否则,财务部将依照“前账不清,后账不借“的原则中止该借款人办理其他借款事项。

第三十九条 财务付款程序:

符合报销范围的款项支付及捐赠款项支付,由业务申请人在符合合同规定付款条件并取得合法票据后,填写《报销单》或发起线上支付审批流程,写明申请部门、申请人、预算科目、付款内容、付款额、项目编号、合同编号、收款方银行信息等内容,并附经济合同或相关证明,按照审批权限审批,由出纳支付至收款方对公账户。

第四十条 审批权限和流程:

基金会所有报销、采购及捐赠支出,按照权责手册的审批权限进行书面(含线上)审批。

第九章:票据使用管理制度

第四十一条 基金会应当严格按照《公益事业捐赠票据使用管理暂行办法》本办法规定和财政部门的要求开具捐赠票据。

第四十二条 各种收据、捐赠票据由财务部统一管理。

第四十三条 空白票据由财务部统一购买(印制)领发和保管,严防丢失。

第四十四条 空白票据由财务部门设专人保管,设立票据登记册簿,严格领用、收缴及销毁手续,领用时必须按票据顺序登记。

第四十五条 填写使用票据必须按照编号顺序使用,逐栏填写清楚,内容完整、真实,印章齐全,各联次内容和金额一致,如有作废者,应当加盖作废戳记或者注明“作废”字样,并完整保存全部联次;不得私自销毁。

第四十六条 不得转让、出借、代开、买卖、销毁、涂改捐赠票据,不得将捐赠票据与其他财政票据、税务发票互相串用。

第四十七条 对未使用过的票据如有遗失,应及时查明原因进行处理,并报主管部门和税务机关备案,同时登报声明作废。

第四十八条 发票的废止及发票存根要按保存期保管,保存期限一般为 5 年,期满后需要销毁时,须经单位领导审批,并报主管部门及税务机关批准备案。

第四十九条 接受货币捐赠时,应接实际收到的金额填开捐赠票据。

第五十条 接受非货币性捐赠时,应按其公允价值填开捐赠票据。

第十章:财务审计制度

第五十一条 在每年 3 31 日前,财务部委托有资质的会计师事务所,对基金会财务进行年终审计,出具年度审计报告和年度专项信息审核报告,并应按照相关法规要求将审计报告按公示办法予以公示,基金会的财务会计报告未经审计不得对外公布。

第五十二条 监事负责监督财务制度的落实。

第五十三条 监事可以随时聘请第三方审计对基金会的财务状况进行内部审计。

第十一章:增值保值制度

第五十四条 根据《基金会管理条例》相关规定开展基金会增值保值活动时,应当坚持合法、安全、有效的原则。考虑到投资决策需要专业水准和必要的经验才能作出合理的判断,为了提高投资决策的科学性,保证投资决策效率,使基金会闲置资金能最大限度保值增值增、加利息收入,在基金会备用金存款之外且保证资金安全的前提下,做适当理财或投资,以增加基金会资金收益:

() 基金会可用于保值增值的资产,限于非限定性资产、在保值增值期间暂不需要拨付的限定性资产;

() 备用金存款额度:以保证日常业务运转为前提,保留风险准备金不低于50 万,可适当组合各类存款类型,在保证有重大事件发生可灵活调用,在此灵活性基础上提高收益率;

()投资活动包括:直接购买银行、信托、证券、基金、期货、保险资产管理机构、金融资产投资公司等金融机构发行的资产管理产品;通过发起设立、并购、参股等方式直接进行股权投资(被投资方的经营范围应当与慈善组织的宗旨和业务范围相关);将财产委托给受金融监督管理部门监管的机构进行投资(当选中国境内有资质从事投资管理业务,且管理审慎、信誉较高的机构)。本着兼顾资金安全及收益最大化的原则,报理事会审批后进行操作;

() 理财或投资产品周期:理财产品不超过12个月,循环购买,以备运营之需;货币市场基金根据基金会业务需要可随时赎回。

() 投资及理财产品额度:在满足以上备用金存款要求及投资、理财产品类型的基础上,基金会用于投资及理财的资产占基金会总资产的比例不高于 90%

() 基金会财务部每年向理事会提交一份基金会投资理财报告。

第十二章:关联交易规定

第五十五条  基金会与关联方进行直接或间接的关联交易时,不得损害基金会利益,应遵循关联方当事人“决策回避制”;完成内部审核和批准流程,并按照“信息公开制度”要求进行相关公示披露。

第十三章:会计档案的管理

第五十六条 财务人员必须对各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划以及各类合同等有关的会计资料,定期(每天、每月)进行收集、审查、核对。每月终了后,整理立卷、装订成册、分类编制目录,定点存放,每年归档。

第五十七条 会计档案资料由会计负责保管,每个财务人员都负有保护所有会计档案资料安全完整的责任。

第五十八条 会计档案资料原则上不予外借。遇有特殊情况,须经财务主管批准后,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。

第五十九条 各种会计档案资料的保管期限按有关规定执行,销毁会计档案须按规定程序审批。

附:国内差旅标准

城市级别

交通费

住宿费(间/晚)

用餐补助(人/天)

保险

一线

实报

400

120

意外险

二线

实报

300

100

意外险

三线及以下

实报

200

80

意外险

机票:经济舱

火车票:二等座

实报,且不超标准

→ 信息公开